Onko sinun ja työntekijäsi aika lähteä eri teille? Riippumatta siitä, miksi tienne erkanevat, ota yhteisestä ajastanne kaikki irti hyvin toteutetulla offboarding-prosessilla. Se ei ainoastaan auta luomaan edellytyksiä sovulliselle erolle, vaan voi myös vahvistaa työnantajabrändiäsi. Olemme koonneet seitsemän askelta miellyttävälle lopetukselle.

Onboarding on monille yrityksille tuttu prosessi, jonka avulla uudet työntekijät toivotetaan tervetulleiksi ja integroidaan osaksi yritystä. Mutta mitä tapahtuu, kun joku lopettaa? Hyvin toteutettu offboarding-prosessi on tärkeä osa brändisi vahvistamisessa sekä pysyvän, positiivisen mielikuvan luomisessa työntekijälle, tiimille ja työpaikalle.

Näin varmistat hyvän offboardingin!

Offboarding on paljon muutakin kuin vastuiden siirtämistä, avainten luovuttamista, sähköpostitilin sulkemista ja lopputilin maksamista. Pyrkiessäsi parhaimpaan mahdolliseen lopputulokseen sinulla ja organisaatiollasi on mahdollisuus osoittaa arvostavanne ja kunnioittavanne työntekijän antamaa panosta sekä samalla varmistaa sujuvaa siirtymää muulle tiimille ja koko organisaatiolle. Alta löydät seitsemän tärkeää askelta onnistuneeseen offboardingiin:

1. Valmistele selkeä offboarding-suunnitelma

Ensimmäinen askel on luoda selkeä suunnitelma onnistuneelle prosessille. Tunnista organisaatiostasi avainhenkilöt, joihin prosessi vaikuttaa ja suunnittele mitä sinun tulee tehdä ennen kuin työntekijä jättää yrityksesi. Suunnittelu ja tarkistuslistat auttavat pitämään huolta, että kaikelle on riittävästi aikaa ja minimoit yllätykset.

2. Avoin ja jatkuva kommunikointi

Kun tieto lähdöstä konkretisoituu, muista ilmoittaa muutoksesta tiimille ja organisaatiolle mahdollisimman pian, jotta kaikki tietävät mitä seuraavaksi tapahtuu. Pidä lähtevä työntekijä ajan tasalla ja kerro, mitä häneltä odotetaan viimeisten päivien aikana. Pidä viestikanavasi auki, jotta voit vastata kysymyksiin ja tarjota tukea sekä työntekijälle että tiimille.

3. Ole kartalla hiljaisesta tiedosta, tehtävistä ja vastuista

Hyvin toteutettu prosessi on ratkaisevan tärkeä myös siinä, että lähtevän työntekijän tehtävät ja vastuut tulevat luovutettua eteenpäin eikä oleellista tietoa jää jakamatta. Istukaa alas ja listatkaa tehtävät, joita työntekijältä jää luovutettavaksi ja kenties perehdytettäväksi muille. Pyri varmistamaan, että vastuiden luovuttamiselle on varattu riittävästi aikaa.  

4. Palautteen pyytäminen exit-haastattelussa

Lähtökeskustelu on tärkeä osa offboardingia, jolloin sinulla on mahdollisuus keskustella yhteisestä ajastanne. Keskustelussa voit saada arvokasta tietoa yrityksesi vahvuuksista ja heikkouksista sekä tunnistaa asioita, joita tulisi parantaa. Mikäli lähtöön liittyy eripuraa, voi olla järkevää järjestää keskustelu toisen esihenkilön kanssa rakentavaa palautetta ajatellen. Tämä on yksi tapa lisää varmistaa, että tienne erkanevat positiivisissa merkeissä.

5. Anna neuvoja ja tukea

Riippumatta siitä, päättääkö työntekijä lähteä itse vai onko kyseessä irtisanominen, työstä lähteminen voi olla stressaavaa ja tunteiden täyteistä aikaa. Voit helpottaa lähtöä tarjoamalla tukea esimerkiksi uraneuvojen, CV:n muokkaamisen, työtodistuksen tai suosituskirjeen muodossa. Tekemällä näin osoitat, että arvostat ja kunnioitat työntekijää ja pystyt varmistamaan positiivisen lopetuksen.

6. Muista kiittää

Käytä tilaisuus hyväksesi ja osoita arvostuksesi kiittämällä tehdystä työstä ja ajasta, jonka työntekijä on viettänyt yrityksessäsi. Sen voi tehdä esimerkiksi lounaan, kahvien, kukkien tai lahjan muodossa riippuen organisaatiosi kulttuurista ja budjetista. Mitä tahansa päätät tehdä, kiitos kantaa pitkälle.  

Vinkki: Yritä tehdä tunnustuksesta henkilökohtainen ja muokkaa se työntekijän kiinnostuksen kohteiden ja persoonallisuuden mukaan.

7. Paketti kasaan

Varmista lopuksi, että kaikki hallinnolliset ja käytännön yksityiskohdat hoidetaan oikein; asiakirjat ovat paikkansa pitäviä, laitteet on palautettu, käyttäjätilit suljettu ja lopputili on käsittelyssä. Vältät tulevaisuuden ongelmat, kun kaikki on tehty huolellisesti ja ajallaan eikä työntekijän tarvitse vaivata päätään ylimääräisillä asioilla.

On tärkeää muistaa, että offboarding-prosessi ei pääty työntekijän sanoessa hyvästit ja oven sulkeutuessa. Jatka yhteydenpitoa ja osoita kiinnostuksesi myös hänen tulevista seikkailuistaan. Koskaan et tiedä, millaista positiivista hyötyä suhteen ylläpitämisestä on tulevaisuudessa.