Tietosuojaseloste
Temp-Team Finland Oy on henkilöstöpalveluyritys, joka tuottaa rekrytointi-, henkilöstövuokraus- ja suorahakupalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyviä käytäntöjä Temp-Team Finland Oy:ssa.
Henkilötietolaki 523/1999
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679
Rekisterinpitäjä
Temp-Team Finland Oy
Y-tunnus 1978563-7
Kuortaneenkatu 2
00510 Helsinki
Puh. +358 20 741 4850
Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Temp-Team Finland Oy Tuki
puh. +358 20 741 4850
email: hrsupport@temp-team.fi
Rekisterin nimi
Työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä, työnhakijoita sekä Temp-Team Finland Oy:n työntekijöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri.
Rekisterinpitäjän tietosuojaperiaatteet
Temp-Team Finland Oy käsittelee henkilötietoja siinä määrin kuin se on liiketoimintamme toteuttamisen kannalta tarpeellista. Liiketoimintamme toteuttamiseen sisältyy suuri tarve käsitellä henkilötietoja eri muodoissa ja käyttötarkoituksissa. Tästä syystä meidän on tärkeää huolehtia siitä, että käsittelemme henkilötietoja huolellisesti. Tämä asiakirja sisältää Temp-Team Finland Oy:n periaatteet henkilötietojen keräämisestä, käytöstä ja käsittelystä.
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Temp-Team Finland Oy:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa näiden liiketoiminnan tarkoitusta toteuttavien tahojen eli työnantajien ja työnhakijoiden yhteen saattaminen sekä ko. toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Temp-Team Finland Oy:n työntekijöiden työsuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen. Henkilötietoja ei kerätä tavalla, joka ei ole yhteensopiva tietojen keräämisen tarkoituksen kanssa.
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
Asiakkaana oleva työnantajayhteisö:
- Perustiedot, kuten yhteisön nimi ja yhteystiedot
- Yhteyshenkilöiden nimi ja yhteystiedot
- Asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyvät tiedot kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista ml. mahdolliset muistiot ja tallenteet yms., sopimustiedot, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, osapuolten välinen muu yhteydenpito sekä tietoa asiakassuhteen ylläpitämiseksi tarpeellisten tietojen välittämisestä
Työnhakijat:
- Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot, sukupuoli, syntymäaika
- Työhön soveltuvuuden arvioimiseksi liittyvät erityiset tiedot, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen, tiedot työn tekemiseen liittyvistä luvista ja sertifikaateista yms. (kuten tieto ajokortista, tulityökortista tms.), sekä lainsäädännön määrittelemissä puitteissa luottotiedot, tietoa turvallisuusselvityksistä ja rikostaustaotteen esittämisestä tunnistetietoineen sekä työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin sekä mahdollisiin huumausainetesteihin liittyvät tiedot
- Työnhakijan edellisiin tai nykyisiin työsuhteisiin liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu
- Työnhakijan antamat suositukset tai työnhakijan nimeämien suosittelijoiden antamat tiedot
- Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
- Muut työnhakijan antamat, työnhakijan osaamisen, kokemuksen ja soveltuvuuden arvioimisen kannalta tarkoituksenmukaiset tiedot kuten haastattelumuistiinpanot, mahdolliset työntekoa koskevat rajoitteet, tai tietoa harrastuksista, luottamustehtävistä tms.
Työntekijät, edellä mainittujen työnhakijoita koskevien tietojen lisäksi työsuhteen ylläpitämiseksi tarpeelliset tiedot kuten:
- Työsuhteen solmimiseksi tarpeelliset tiedot kuten henkilötunnus tai tiedot henkilöllisyystodistuksesta tai oleskeluluvasta tms.
- Palkanmaksun tms. etuuden toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kuten tiedot työsuoritteista, työajoista, poissaoloista, palkka- tai palkkioperusteista, pankkiyhteystiedot yms.
- Työsuojelun ja -hyvinvoinnin ylläpitämiseksi tarpeelliset tiedot kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot ja tiedot lähiomaisista
- Työssä suoriutumisen arvioimiseksi tarpeelliset tiedot kuten asiakaspalautteet, työnantajayhteisöjen antamat arviot työssä suoriutumisesta, mahdolliset huomautukset tai varoitukset yms. tiedot
- Työsuhteeseen liittyvien molemminpuolisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kuten muistiinpanot Temp-Teamin ja työntekijän välisistä keskusteluista kuten kehityskeskustelut, tai neuvotteluista kuten palkkaneuvottelut
Säännönmukaiset tietolähteet
Työnantajayhteisön yhteyshenkilö, työnhakija tai työntekijä itse Temp-Team Finland Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi tarpeellisella tavalla. Työnantajayhteisöjen toiminnasta vastaavien henkilöiden yhteystietoja saadaan myös ko. tietopalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta sekä julkisista tietolähteistä kuten esitteistä, tiedotteista, ilmoituksista, markkinointimateriaaleista tms. Työnhakijan työnhaun/-teon kannalta tarpeellisia tietoja saadaan työnhakijan/-tekijän suostumuksella myös viranomaisilta, edellisiltä tai nykyisiltä työnantajilta tai muilta tahoilta. Lisäksi tietoja saadaan sellaisista tietojärjestelmistä, joita yleisesti käytetään työnhakijan/-tekijän työnhaun/-teon edistämissä.
Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus. Arkaluontoisiksi luokiteltavat tiedot, kuten työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot, säilytetään erillään muista tiedoista.
Tietojen käsittelyn tekniseksi toteuttamiseksi osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita EU/ETA-alueen sisällä Temp-Team Finland Oy:n ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla lainsäädännön velvoitteet huomioiden. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Suojataksemme henkilötiedot suoritamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimenpiteitä. Pyrimme alati päivittämään ja testaamaan tietoturvatekniikkaamme.
Rajaamme henkilötietojen käyttöoikeuden Temp-Team Finland Oy:n työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja tuottamamme palvelun tarjoamiseen. Järjestämme työntekijöille koulutusta henkilötietojen suojaamisesta ylläpitääksemme turvallisuutta ja tietojen koskemattomuutta. Vastaamme työntekijöidemme toiminnasta ryhtymällä tarvittaviin toimenpiteisiin, jos heidän toiminnassaan havaitaan puutteita.
Tietoja säilytetään Temp-Team Finland Oy:n liiketoiminnan tarkoituksen toteuttamiseksi kunkin tiedon käyttötarkoitus huomioiden määritellyn ajan, jonka jälkeen tieto poistetaan. Henkilötietoja ei säilytetä pitempään kuin on tarpeen kutakin käsittelyä varten eikä pitempään kuin mihin meillä on voimassa olevan lainsäädännön mukaan oikeus.
Tietojen luovutus
Työnantajayhteisöjä, työnhakijoita tai työntekijöitä koskevia henkilötietoja luovutetaan Temp-Team Finland Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi tarpeellisella tavalla annetun suostumuksen perusteella työnantajayhteisöille ja työnhakijoille tai työntekijöille näiden tahojen yhteen saattamiseksi.
Lisäksi henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada ko. tietoja, kuten verottajalle, eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muihin niihin verrattaviin tehtäviin liittyen.
Temp-Team Finland Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.
Tarkastus- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Temp-Team Finland Oy
Kuortaneenkatu 2
00510 Helsinki
Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu myös oikeus saada maksutta kopio häntä itseään koskevista henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää kopioita usein, voimme veloittaa kohtuullisen korvauksen tietojen toistuvasta toimittamisesta aiheutuvista hallinnollisista kuluista. Rekisteröidyn pääsy omiin henkilötietoihinsa edellyttää, että voimme tunnistaa rekisteröidyn varmasti, esimerkiksi henkilötodistuksella.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.
Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa tietosuojaa koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi (tietosuojavaltuutettu).
Tietosuojakäytännön päivittäminen
Tietosuojasta huolehtiminen on Temp-Team Finland Oy:lle tärkeä ja pitkäaikainen vastuu, minkä vuoksi järjestelmiämme päivitetään ja kehitetään säännöllisesti. Näin ollen voimme myös päivittää tietosuojakäytäntömme. Pidätämme oikeuden päivittää tietosuojakäytäntöä ilman erillistä ennakkoilmoitusta. Lain edellyttämällä tavalla ilmoitamme, jos tietosuojakäytäntöä on oleellisesti muutettu.