Sopimus on allekirjoitettu. Oletko valmis tarttumaan perehdytyssuunnitelmaan? Hyvä perehdytysprosessi kattaa useita osa-alueita aina työhön tutustumisesta, verkostoitumiseen, yhteistyöhön ja kulttuuriin. Tämän artikkelin kuuden vaiheen avulla autamme sinua matkalla kohti jäsenneltyä perehdytysprosessia.

Oletko palkannut vastavalmistuneen opiskelijan tai kokeneemman asiantuntijan? Työhön perehtymisessä vaaditaan alkuasetelmasta riippuen eri tasoja ja intensiteettiä. Riippumatta siitä kummasta työntekijästä on kyse, jokaisella työpaikalla on oma kulttuurinsa, säännöt, rutiinit, prosessit, työkalut, järjestelmät, odotukset sekä tavoitteet, joihin uuden työntekijän on hyvä päästä tutustumaan mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.

Miltä perehdytysprosessisi pitäisi näyttää?

Käytä aikaa yrityksesi pohjasuunnitelman laatimiseen. Luo sellainen suunnitelma, joka antaa uudelle työntekijälle mahdollisuuden tutustua yritykseesi ja sinuun työnantajana, mahdollisuuden tavata ja olla yhteydessä uusiin kollegoihin sekä antaa kaikki edellytykset menestyä tehtävässään. Käytä kuutta vaihettamme inspiraationa luodaksesi onnistunut perehdytys.

1. Esivalmistelu – Hyödynnä aika ennen ensimmäistä päivää:

Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ihmiset ovat usein varpaillaan ja täynnä uteliaisuutta, mutta silloin myös kysymykset ja pohdinnat pulppuavat pinnalle. Toivota uusi työntekijä tervetulleeksi sekä anna mahdollisimman paljon ennakkotietoa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Tervehdys toimitusjohtajalta / tiimiltä / tukihenkilöltä
• Ensimmäisen päivän/viikon aikataulu
• ”Hyvä tietää” -tietoja, kuten pukeutumiskoodi, lounaspaikat ja pysäköintimahdollisuudet
• Sanasto, jonka avulla voi saman tien sukeltaa keskusteluun

2. Luo perehdytyssuunnitelma - Tarjoa oikeat olosuhteet työn sisäistämiseksi

On tärkeää, että perehdytysmateriaali on mahdollisimman laaja, jotta uusi vahvistus oppii tuntemaan liiketoimintasi, kulttuurin, tehtävät sekä odotuksesi hänelle. Varmista, että johdanto on selkeä ja looginen. Pidä huoli, että tiedot materiaalissa ovat päivitettyjä ja vastaavat mahdollisimman kattavasti kysymyksiin, joita perehtyjällä saattaa olla.

Kysymyksiä, joiden avulla pääset alkuun:

• Millaista työn esittelyä ja työkaluja tarvitaan, jotta työhön pääsee nopeasti kiinni?
• Miten välitämme kulttuurimme ja arvomme?
• Ketkä ovat avainhenkilöitämme?
• Milloin ja miten annamme mahdollisuuden rakentaa suhdetta tiimiin/kollegoihin/johtajaan?
• Mitä ja millaisia osa-alueita on tärkeää seurata?

3. Työpisteen valmistelu – Hyvä ensivaikutelma

Varmista, että käyttäjätilit, tietokone, matkapuhelin tai muut laitteet ovat paikoillaan ensimmäisenä päivänä. Uuden työntekijän tulee tuntea itsensä odotetuksi ja tervetulleeksi ilman laitteidensa turhaa odottelua.

Vinkki! Mukava tervehdys kukan muodossa, valmiiksi painetut käyntikortit, tuotepaketti tai työtovereiden terveiset voivat vahvistaa tunnetta, että henkilö on päätynyt oikeaan työpaikkaan.

4. Nimeä tukihenkilö – Esittele yrityksen kulttuuria ja sulauta työyhteisöön

Valitse tukihenkilö, joka on työsuhteen alussa uuden kollegan tukena ja turvana. Henkilö, joka osaa vastata herääviin kysymyksiin, joka osaa selittää kirjoittamattomat säännöt ja ottaa hieman ylimääräistä vastuuta uuden kollegan ohjaamisesta porukkaan. Uudella henkilöllä saattaa herätä kysymyksiä yksityiskohtaisista käytännön asioista, joita ei välttämättä kehtaa tai ehdi esittää esihenkilölle. Tukihenkilö kannattaa myös valita jo hyvissä ajoin ennen uuden kollegan ensimmäistä päivää ja tehdä suunnitelma, mistä aiheista tukihenkilö on vastuussa. Kenessä on potentiaalia ohjaamiseen?

5. Ensimmäinen päivä - Keskity suhteen luomiseen ja esittele yrityksen "miksi"

Muistatko ensimmäisen päivän uudessa työpaikassasi? Vastassa on monia uusia kasvoja, nimiä ja sisäistettävää infoa. Tämä päivä tarjoaa mahdollisuuden:

• tutustua ja asettua uuteen työpaikkaan
• esitellä yrityksen historiaa, arvoja ja vastata kysymykseen "miksi"
• tavata ja seurustella uusien kollegoiden ja suoran esihenkilön kanssa

Tee selkeä aikataulu ensimmäiselle päivälle, jotta uusi kollegasi tietää, kenet hän tapaa ja mitä päivän aikana tapahtuu. Kaiken uuden keskellä se antaa kaivattua selkeyttä.

Vinkki! Hyödynnä tilaisuus tiimin rakentamiseen kutsumalla kaikki lounaalle tai iltapäiväkahville.

6. Seuranta: Siirtyminen uudesta työntekijästä kokonaisvaltaiseksi työntekijäksi

Miten uudella vahvistuksellasi menee? Jälkiseuranta on tärkeä osa prosessia, jonka avulla kuulet uuden työntekijän ajatuksia, odotuksia sekä löydät mahdollisesti asioita, jotka vaativat vielä lisäperehtymistä. Varaa muutamalle keskustelulle oma ajankohtansa ja varmista, että työntekijä sisäistää tehtävänsä. Käsittele jälkiseurannassa kaikkea suoriutumisesta ja osaamisesta yhteistyöhön tiimin kanssa, verkostoitumiseen sekä yrityskulttuuriin ja ylipäänsä siihen, millaiset fiilikset uudella henkilöllä on.

Vinkki! Kysy uudelta työntekijältä, kuinka hän koki perehdytysprosessin – mikä toimi hyvin, missä on parantamisen varaa tai mitä puuttui. Saatat saada arvokkaita oivalluksia, jotka voivat tehdä sinusta entistä paremman uuden kollegan perehdyttämisessä.

Kaipaatko tukea tai neuvoja perehdytysprosessin luomiseen? Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, olemme täällä sinua varten.

Onnea perehtymiseen!